O Que a Sua Mesa de Trabalho Diz Sobre Você?

Segunda-feira, às 8h, chego no escritório. Percebo como cada mesa de trabalho reflete a personalidade e a forma de trabalhar de seus donos.

A mesa ligeiramente bagunçada: alguns papéis, um caderno aberto, canetas e outros materiais de escritório um pouco espalhados. Porém, não não chega a ser o caos. Se você se sentar nessa mesa, com poucos movimentos, consegue colocar tudo em seu lugar e começar o dia.

A mesa super organizada, mas lotada: muitos cadernos e relatórios todos devidamente empilhados e muitos itens de escritórios. Todos organizados impecavelmente. Ao se sentar para trabalhar vai ficar um pouco intimidado antes de conseguir se encontrar nessa super organização, com certeza.

Por outro lado, existe a mesa super organizada, mas vazia: absolutamente nada na mesa. Se tiver algum material de escritório será bem minimalista e devidamente organizado. Se você sentar nessa mesa vai ficar tão intimidado que não saberá o que fazer.

Tem a mesa organizada – na medida: alguns relatórios são organizados em categorias. Um caderno alinhado e fechado com as anotações das reuniões e tarefas, datas e prazos.  Materiais de escritório, na medida, organizado em seus porta trecos. Se você se sentar nessa mesa de trabalho poderá começar o dia sem muitas dúvidas e sem precisar arrumar nada, provavelmente.

Regra de Ouro Sobre a Mesa de Trabalho

Eu sempre tive uma regra de ouro. Sua mesa precisa estar organizada de tal forma que qualquer pessoa pode realizar o seu trabalho sem um esforço extraordinário. Parece estranho pensar nisso, mas quando trabalhamos em uma empresa, por exemplo, a “nossa mesa”, não nos pertence. Eles pertencem a organização, assim, precisamos trabalhar de forma que o trabalho seja feito independentemente de nós.

Essa regra levo para a organização da minha mesa, do meu outlook (caixas de e-mail), minhas pastas na rede, minha agenda e meus relatórios. E quando digo “meu” ou “meus”, me refiro ao trabalho do meu time como um todo. Sempre fui exigente quanto a esse conceito.

Para conseguir esse equilíbrio perceba que coisas em excesso podem atrapalhar, não só sua organização física, mas também emocional. Um ambiente fisicamente desorganizado impede seu cérebro de funcionar de forma adequada. Tira a sua atenção e pode gerar estresse, prejudicando sua produtividade.

Não só a sua mesa de trabalho, mas também os aparelhos digitais podem se tornar um foco de desordem.

Evite a Bagunça Digital!

Se ao realizar uma tarefa você checa constantemente as notificações eletrônicas, não se entrega à experiência criativa do seu trabalho. Desta forma, se não filtra as informações e alterna rapidamente entre as tarefas sem concluí-las, perde o fio da meada.

As pessoas podem ter personalidades diferentes e isso é muito bom. Contudo, sempre considerei imprescindível todos terem a preocupação de deixar a mesa de trabalho organizada. A ordem deve ser de tal forma que outras pessoas possam dar continuidade ao nosso trabalho em nossa ausência.

A Mesa de Trabalho Reflete Quem Você É

Além dessa impressão geral sobre a organização da mesa, algumas características da sua personalidade também são reveladas por detalhes da decoração.

Por exemplo, muitos itens de decoração e elementos infantis podem dar uma impressão de imaturidade. Isso pode impactar na sua carreira. Sua mesa apode ter a sua personalidade, mas de forma comedida – escolha somente um objeto pessoal.

Porta retrato com fotos de cunho muito pessoal, inclusive de turmas em baladas, revela mais do que vocês gostaria em um ambiente profissional. Seja discreto, prefira fotos da família e dos colegas de trabalho em situações mais comedidas.

Se me perguntarem como seria uma mesa ideal eu responderia: depende do seu trabalho e do seu dia a dia. Porém, uma sugestão genérica seria a seguinte: tenha espaço suficiente entre os itens para que a mesa não pareça abarrotada.

O Nosso Trabalho Deve nos Transcender!

Tenha a mão materiais de escritórios básicos, de forma organizada. Ache um lugar definido para que as pessoas coloquem os documentos de “entrada”, que você precisa analisar, assinar e etc. E “saída” para colocar os documentos que você já liberou.

Mas atenção, arrumado não é igual a organizado. Não adianta deixar tudo visualmente arrumado se você não fizer uma separação do que é útil e o que não é. Separe seus papeis, ou arquivos físicos, e digitais por categorias, identificáveis por nomes, etiquetas ou pastas.

Ideia é: crie categorias. Assim, sempre que precisar encontrar um determinado papel basta se orientar pela categorização criada.

Além de definir o melhor layout para os itens indispensáveis para o seu trabalho, sugiro que você limpe sua mesa no início e no fim do dia. Mensalmente, faça uma faxina nas gavetas, arquivos físicos e digitais. Mantenha uma lista de tarefas em algum planner, agenda ou afins, assim você não esquece nada que precisa concluir no dia.

Uma mesa otimizada te ajudará a ter mais prazer no trabalho e também a alcançar melhores resultados!

E você tem alguma dica sobre como organizar a mesa de trabalho? Conta para gente!

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Rafaella Carvalho Corti

Sou casada e tenho um filho de 7 anos. Advogada, trabalho como Diretora Corporativa de uma empresa de grande porte do mercado imobiliário, onde lidero as áreas Jurídica e Compliance. A minha rotina é dividida entre o RJ e SP, mas também viajo a trabalho para diversas cidades do país. Gosto muito do meu dia a dia e na minha caminhada aprendi com as melhores referências do mercado e posso ajudar vocês também. Sou atraída por desafios que mudem o status quo e adoro experimentar coisas novas.