De uma hora para outra tivemos que migrar do mundo das reuniões e encontros presenciais para reuniões virtuais. Tudo, em que tivéssemos tempo para nos adaptar ou criar a “etiqueta” dessa nova prática.
A Pandemia do Covid foi provavelmente a maior reestruturação organizacional pela qual você e a sua empresa já passaram e tudo aconteceu de forma imediata e sem planejamento.
Na verdade, fomos nos adaptando ao jogo com a bola rolando. E precisamos descobrir na execução que muito do que funcionava no trabalho tradicional presencial não funciona nas reuniões virtuais.
Por isso, quando encontrei o trabalho da professora Leigh Thompson, da Kellogg School of Managment que pesquisou e escreveu sobre negociação e colaboração virtual, no livro “Negotiating the Sweet Spot: The Art of Leaving Nothing on the Table”, me debrucei para ver que dicas poderia extrair desse trabalho.
Conseguir extrair o melhor de uma negociação nunca foi tarefa fácil
Em primeiro lugar, vale voltarmos aos nos modelos tradicionais de negociação. Muitos executivos relatam dificuldades de alcançar soluções ganha-ganha em suas negociações. Não raramente, as partes saem da negociação deixando algum valor na mesa.
Entretanto, essas ineficiências nas negociações podem ser ainda mais agravadas em reuniões virtuais se alguns cuidados não foram tomados.
Diante desses desafios, adorei conhecer o trabalho da Professora Thompson. Nele pude encontrar dicas valiosas para usar no meu dia a dia e vou compartilhar elas aqui com vocês.
É verdade que todo mundo tem declarado que o home office está funcionando super bem. E até já tivemos algumas empresas declarando que não pretendem voltar tão cedo aos escritórios.
Nesse sentido, algumas empresas até declararam que pensam em rever a necessidade de ter todos presencialmente nos escritórios de forma definitiva.
Mas a verdade é que apesar de poderem ser eficientes as reuniões virtuais têm menos espontaneidade e podem limitar a criatividade.
Desvantagens das reuniões virtuais
São desvantagens claras das reuniões virtuais, o foco excessivo no negócio em si; ambiente menos confortável; menor possibilidade de estabelecer um relacionamento; menor possibilidade de usar outras formas de comunicação, por exemplo: envolvimento, entonação ambiência e etc.
Ainda sobre as desvantagens, na parte comportamental surgem outros desafios, pois nesses ambientes virtuais pode haver maior tendência a impasses, menor capacidade de estabelecer relações de confiança, comportamento mais conflituoso e menos ético.
Por isso, é tão importante entender como podemos ajustar o nosso comportamento e o do nosso time para tornar nossas reuniões virtuais melhores.
Siga essas três dicas para ter melhores resultados em suas reuniões virtuais
Em reuniões presenciais sempre existe um momento para esquentar as pessoas, é aquele momento onde falamos amenidades e acertamos o ritmo antes de entrar na pauta em si.
Então, a primeira dica é: tente sempre, antes de começar a trabalhar, fazer algo divertido em suas reuniões virtuais. Pode ser uma dinâmica; um momento para contar uma história pessoal ou algo público que esteja em voga; ou até mesmo uma piada para compartilhar.
Não menospreze o valor dessa conversa informal inicial, assim como o valor desses minutos na construção do seu resultado final!
Do mesmo modo, vemos que a participação de pessoas mais introvertidas pode ser dificultada nas reuniões virtuais.
Assim, para enfrentar essa dificuldade a segunda dica é: estabeleça uma forma de quebrar a discussão. A Professora Thompson chama essa técnica de “speed-storming“, em outras palavras, pares de colegas são colocados em salas de reunião por alguns minutos para debater e depois são trocados por novos pares, que continuam girando até que todos tenham debatido.
Ainda nesse ponto, eu gosto muito do modelo 2, 4, assembleia, onde quebramos a discussão também em duplas, depois as duplas se juntam e ampliamos para 4 pessoas o debate e por fim voltamos para a assembleia.
Como tudo mudou da noite para o dia, muitas pessoas não sabem como se comportar nesse formato, como eu disse no inicio não temos ainda uma “etiqueta” para essas situações.
Então, a terceira dica que eu trouxe é: crie um manual ou uma política para trabalho em equipe virtual. Nele, podem ser inseridas regras sobre o uso da câmera, uso do microfone, não fazer multitarefa, e até mesmo regras de uso de sinais.
Mas também existem vantagens nas reuniões virtuais
A boa notícia que eu consegui extrair nesse estudo é que não existem só desvantagens!
Afinal, podemos elencar algumas vantagens do ambiente virtual quando comparado com os ambientes de encontros presenciais.
Isso porque, na reunião virtual todos ocupam espaços “iguais” e muitos dos sinais implícitos de posições de poder que existem nas reuniões presenciais desparecem nos ambientes virtuais.
Um clássico exemplo é quem se senta à cabeceira da mesa de conferência, em qual escritório será feita a reunião (campo do opositor ou campo neutro) e até o uso da linguagem corporal demonstrativa de poder.
No ambiente virtual questões culturais e de gênero passam a ter menor peso e abrem espaço para que o conteúdo, as ideias e a parcimônia na condução da negociação tenham um peso maior no resultado final.
Em conclusão, esse novo espaço pode dar voz a pessoas que normalmente não tinham lugares de liderança!
Todas essas dicas podem fazer muita diferença em suas reuniões virtuais agora e para o futuro.
Imagem: Anastasia Gepp por Pixabay
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Sou casada e tenho um filho de 7 anos. Advogada, trabalho como Diretora Corporativa de uma empresa de grande porte do mercado imobiliário, onde lidero as áreas Jurídica e Compliance. A minha rotina é dividida entre o RJ e SP, mas também viajo a trabalho para diversas cidades do país. Gosto muito do meu dia a dia e na minha caminhada aprendi com as melhores referências do mercado e posso ajudar vocês também. Sou atraída por desafios que mudem o status quo e adoro experimentar coisas novas.
